Mrtvý čas: Největší skrytý náklad firem
Porady a meetingy jsou základním kamenem spolupráce, ale zároveň představují obrovskou černou díru na peníze. Pokud sedí v zasedačce 8 lidí a řeší věc, která se týká jen dvou z nich, firma platí plnou hodinovou sazbu všech osmi lidí, ačkoliv šest z nich neprodukuje žádnou hodnotu.
Jak se počítá skutečná cena?
Zaměstnanec s hrubým platem 60 000 Kč měsíčně firmu ve skutečnosti nestojí 60 tisíc. Musíme přičíst povinné odvody zaměstnavatele (zdravotní a sociální pojištění), což zvedá reálný náklad o cca 34 % na zhruba 80 400 Kč.
Při běžném fondu 160 pracovních hodin za měsíc je reálná nákladovka tohoto člověka něco přes 500 Kč na hodinu. Pokud máte v místnosti 10 takových lidí, každá hodina meetingu stojí firmu přes 5 000 Kč čistých peněz (nepočítaje propadlý zisk, který by tito lidé vygenerovali, kdyby pracovali na svých úkolech).
Pravidla efektivních meetingů
- "Mohlo to být e-mailem": Pokud je cílem schůzky pouze jednostranné předání informací (report), nepořádejte ji. Napište zprávu.
- Omezte počet lidí na minimum: Zvěte jen ty, jejichž přítomnost je naprosto nezbytná k rozhodnutí.
- Zkraťte čas: Parkinsonův zákon říká, že práce vyplní veškerý čas, který je jí vyhrazen. Pokud naplánujete meeting na 60 minut, bude trvat 60 minut. Zkuste standardní meetingy nastavit na 25 a 50 minut.
- Mějte agendu: Schůzka bez předem daného cíle a bodů je jen drahé povídání u kávy.